Višerazinski PPM
Višerazinski model upravljanja portfeljem projekata sufinanciranih iz EU fondova.
Portfelj
Model je razvijen i testiran na 4 operativna IPA (2007.-2013.) programa klasificiranih po pripadajućim prioritetnim osima i mjerama. Promatrana je realizacija u 2013 g. s planiranjem i rebalansiranjem (N+3 pravilo) do kraja IPA programa u 2016. g. u ukupnoj vrijednosti preko 1.200.000.000 EUR na pojedinačnim projektima, grant shemama i projektima tehničke pomoći.
Uvod
Za potrebe upravljanja projektima financiranim iz EU fondova u Republici Hrvatskoj, pod nadzorom Ministarstva regionalnog razvoja i fondova Europske unije, razvijen je višerazinski model upravljanja projektima i programima. Strateška razina upravljanja odnosi se na projekte u pripremnoj fazi s procijenjenim budžetima po izvorima financiranja. Taktička razina odnosi se na odobrene projekte na koje se primjenjuju detaljni postupci nabave uz praćenje nedistribuiranog dijela budžeta po tipovima ugovora. Na operativnoj se razini prati budžet distribuiran po svakom pojedinom ugovoru do razine troškovničke stavke, minimalno na mjesečnoj, optimalno na tjednoj razini.
Logička shema P6 EPPM- PPI sustava
Jedinstvena podatkovna struktura uspostavljena je u Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management okružju s decidiranom transakcijskom bazom podataka koja se koristi za sinkronizaciju i konsolidaciju podataka te izvještavanje. Ova podatkovna struktura omogućuje “top-down” način budžetiranja kao i “bottom-up” izvještavanje. S operativne razine, kojom upravlja projektna jedinica, konsolidirani se podaci koriste kao osnova za izvještavanje na taktičkoj razini odgovornim osobama u ministarstvima i državnim agencijama te dalje do strateške razine nadležnima u ministarstvu. Temeljem praćenja performansi projekata, programa i portfelja povećan je kapacitet upravljanja po projektima čime je omogućeno dugoročno poslovno planiranje i budžetiranje u skladu s pravilima iskorištavanja sredstava EU fondova kao i donošenje prijedloga rebalansa po izvorima financiranja na razinama mjera i operativnih programa.
Izazovi
• Svaka razina u vertikali odlučivanja zahtijeva izvještaje o stanju projekata koji su u detaljnosti manji, a u širini veći što je razina odlučivanja viša.
• Svaka razina odlučivanja radi sa svojim skupom podataka nezavisno i nepovezano, te se podaci “ručno” prebacuju u višu, manje detaljnu razinu.
• Izostanak pouzdanosti, konzistentnosti i pravovremenosti potrebnih informacija.
• Sve razine “vole” Excele za svoje analitičke potrebe, no Exceli se ne generiraju iz jedinstvene baze podataka – “loto” i zastarjeli brojevi.
Postignuća
• Konsolidacija skupova nepovezanih podataka u
jedinstvenoj projektnoj bazi.
• Logička povezanost konzistentnom primjenom
višerazinskog planiranja i kontrole projekata.
• Detaljni planovi nižih razina odlučivanja sadrže konsolidirane podatke potrebne za više razine.
• Sve razine ažuriraju podatke u redovnim intervalima o realizaciji i performansama projekata one detaljnosti kojima trenutno raspolažu, no minimalno potrebnih najvišoj razini odlučivanja.
• Projektne jedinice koje koriste P6 EPPM-PPI sustav rade s maksimalnom detaljnošću planova, dok one van P6-EPPM sustava rade sa standardiziranim MS Excel predlošcima koji sadrže skup podataka za nadležna tijela.
Rješenja
Oracle Primavera P6 EPPM
Višerazinsko upravljanje portfeljem projekata.
Primakon PI
Mjesečno ažuriranje projekata u MS Excel okružju na operativnoj razini pri čemu se svaka transakcija bilježi u Primakon PI bazi koja se sinkronizira s P6 EPPM bazom.
Chandoo MS Excel
Izvještajni moduli u okružju naprednog MS Excela (interaktivni dijagrami i tablice) povezani s P6 EPPM bazom.
Jedinstvena struktura planova projekata odgovara potrebama izvještavanja i neodvojiva je od faze planiranja i kontrole
• Vertikalna i horizontalna integracija svih informacija o projektima.
• Model je moguće odmah primijeniti na razini osnovnih (temeljnih) funkcionalnosti.
• Mogućnosti konsolidacije prikupljenih podataka različitih detaljnosti (razina).
• Pokazuje stanje portfelja projekata u realnom vremenu, minimalno na mjesečnoj osnovi.
• Podaci između različitih sudionika u projektima koji koriste isti model su kompatibilni kako u strukturi tako i u podacima, čime se omogućava jednostavna konsolidacija informacija – omogućuje izvještavanje i pogled na portfelje projekata prema potrebama u vertikali odgovornosti i odlučivanja.
• Model je dobra platforma za daljnji razvoj procesa i procedura
• Korisnici P6 EPPM sustava mogu sami kreirati izvještajne poglede (korištenje filtera, grupiranje, npr. po programima, odgovornim institucijama, županijama, odn. po bilo kojem atributu projekta).
• Mogućnost prebacivanje podataka u MS Excel za potrebe proizvoljnog izvještavanja, te mogućnost automatskog generiranja izvještaja u MS Excelu i slanja na e-mail.
• B2B integracija s korisnicima unutar sustava P6 EPPM – razina 1-3 (nositelji velikih investicija).
• Moguće je osigurati fleksibilnu organizacijsko – sigurnosnu strukturu.
• Model predstavlja dobar temelj za kvalitetne analize i donošenje strateških odluka.